Disfunctioneren betekent dat een medewerker niet voldoet aan de functie-eisen of zijn taken niet goed uitvoert. Voordat je verdere stappen zet, moet je dit eerst concreet en met voorbeelden vastleggen: vage constateringen zoals “haalt targets niet” zijn onvoldoende. Beschrijf wat er wel en niet wordt verwacht, en bespreek dit ook daadwerkelijk met de medewerker, zodat diegene niet wordt overvallen door een eventueel vervolg.
Start daarna een verbetertraject met haalbare, meetbare doelen en een realistische termijn, vaak tussen de drie en zes maanden. Bied waar nodig ondersteuning, zoals coaching of scholing, en leg vast wat de gevolgen zijn als de doelen niet worden gehaald. Gebruik voor elk voortgangsgesprek een vast formulier, zodat je consistent vastlegt wat er is besproken en welke afspraken zijn gemaakt.
Dossieropbouw is niet iets wat je achteraf doet: het is een doorlopend proces gedurende het hele traject. Evalueer regelmatig, leg elke evaluatie schriftelijk vast, en laat de medewerker verslagen voor akkoord of ontvangst ondertekenen. Zonder deze stappen loopt een eventuele ontslagprocedure wegens disfunctioneren al snel vast bij de rechter, omdat het bewijs ontbreekt.
Zo pak je dossieropbouw in de praktijk aan
Een paar aandachtspunten die de basis vormen van een sterk dossier:
Een goed personeelshandboek is logisch opgebouwd rond drie onderdelen: praktische informatie over de organisatie, arbeidsvoorwaarden en regelingen, en gedrags- of huisregels. De inhoud van een personeelshandboek moet bruikbaar en gebruiksvriendelijk zijn.
Lees meerVerzuimbegeleiding is wettelijk verplicht vanaf de eerste ziektedag. Als werkgever moet je op grond van de Arbowet en de Wet Verbetering Poortwachter actief begeleiding bieden, en bij verzuim van zes weken of langer is een probleemanalyse door een bedrijfsarts verplicht.
Lees meerPersoneel vertrekt zelden om één reden: vaak spelen salaris, ontwikkelmogelijkheden, sfeer of leiderschap een rol. Het verlooppercentage bereken je door het aantal vertrokken medewerkers te delen door het gemiddeld aantal medewerkers, en dat te vermenigvuldigen met 100.
Lees meerEen succesvol onboarding programma begint al voor de eerste werkdag en duurt langer dan een introductieweek. Het draait om een nieuwe medewerker onboarden op een manier die zorgt voor duidelijkheid, verbinding en een gevoel van welkom zijn, niet alleen om praktische zaken regelen.
Lees meerStel hem gerust. Iedere organisatie is anders. We horen graag wat er speelt en kijken dan samen wat past.
